第三方物流操作流程
發布時間：2024-07-21 點擊：178
1. 引言
第三方物流（third party logistics，tpl），也稱為“社會化物流”、“契約物流”，是指由供方與需方以外的物流企業提供物流服務的業務模式[1]。由于市場全球化、企業注重核心競爭力以及信息技術和電子商務的發展，促進了第三方物流產業的快速發展。根據2003年第三方物流調查研究報告，第三方物流處于市場生命周期的成長期或成熟期，歐洲目前應用第三方物流服務的比例約為79%，北美70%，亞太地區58%，且其需求仍在逐年增長[2]。
第三方物流服務提供商是一個獨立的經濟實體，擁有可靠的物流網絡和信息系統，對物流運作進行全程管理和控制，具有高效率的物流專業化能力，為外部客戶提供倉儲管理、運輸管理以及增值物流服務，能為客戶創造價值，改善運作效率和客戶服務，增強客戶企業的核心競爭能力。工商企業選擇第三方物流服務提供商，期待成本節省、生產能力改進、運作效率提高以及客戶服務改善。在采購第三方物流服務過程中，企業根據規范的采購流程，能夠降低外包過程中的交易成本，增強服務采購的規范性和可信度水平，從而選擇合適的第三方物流服務提供商。
2. 第三方物流服務采購流程
第三方物流服務采購流程的五個步驟分別是：界定物流服務需求；制定物流需求建議書；選擇提供商；實施第三方物流服務；管理關系和績效評估。
2. 1 界定物流服務需求
明確采購服務的范圍和要求是第三方物流服務采購成功運作的前提條件。服務需求的界定主要包括以下四個方面的內容：
（1）職能描述界定。對需要采購的服務職能進行界定，如運輸、倉儲或增值服務等。
（2）活動描述界定。明確第三方物流服務供應流程，即怎樣提供服務。
（3）服務水平界定。確定物流服務水平，如交付的一致性、訂貨提前期、貨損貨差等。
（4）能力界定。依據企業物流需求確定提供商的服務能力，即第三方物流企業是否具備提供運輸、倉儲以及增值服務等滿足企業物流需求的能力[3]。
通過對服務需求的界定，企業在選擇提供商時才更具針對性。由于物流服務涉及到公司的采購、生產、營銷等眾多部門，在職能上存在相互交叉，所以在界定需求時，需要公司各相關部門的共同參與，在企業高層領導的支持下，組成由各部門成員參加的采購決策團隊。
2.2 制定物流需求建議書
企業提出采購第三方物流服務要達到的目標，如績效目標、成本目標等。根據目標，設立選擇第三方物流服務提供商的標準，包括價格、響應時間、運作管理結構、高層管理的有效性、質量保護體系、信息技術系統、財務穩定性、對不可預見環境的反應等。通過制定標準，從而確立適合企業的第三方物流服務提供商的范圍，一般可設置為top10，即適合企業的前10家服務提供商，也可根據實際情況增加或減少可供選擇的提供商數目。
根據界定的服務需求、設立的目標和選擇標準，制定物流需求建議書（request for proposal，rfp）。該建議書是詳細描述企業物流服務需求，并將需求傳達給服務提供商征詢解決方案的文檔，最終它將成為物流服務合同的一部分，可以方便每個提供商完整地了解采購方的需求。物流需求建議書一般包括企業的基本介紹，如組織結構、顧客信息傳遞需求、項目描述、產品流程、交易信息以及電腦系統信息等；也包括企業對物流服務需求的建議要求，如倉庫位置、運輸路線、運輸規模等。
2.3 選擇提供商
調查研究適合企業的前10家服務提供商，了解提供商的專長和特性，重點調查以下四個方面：①第三方物流企業是否具有與企業近似的價值觀目標；②是否具有適時更新的信息技術系統；③是否具有穩定可靠的核心管理；④是否具有建立長期合作關系的共同意愿。其中，合作雙方企業文化以及管理理念是否接近對物流提供商的選擇尤其重要，相似的企業文化和管理理念有利于合作雙方的溝通和學習，提高組織技能以及運作水平。通過公開招標及交互選擇進一步篩選提供商，縮小目標至2-3家，企業將物流需求建議書遞交給這些提供商，并要求各提供商提交物流解決方案；在比較各物流解決方案的基礎上，選擇最合適的第三方物流服務提供商。
由于第三方物流對采購方和提供方均涉及相當程度的經營風險，為了保護各自的利益，減少風險，雙方必須認真協商合作過程中的權利和義務，詳細描述服務的項目、服務水平、報酬、組織及過程，例如績效目標、獎懲機制以及風險分攤方式等，議定出對雙方均有利的服務合同。
2.4 合同執行和控制
在服務實施過程中，企業應和提供商聯合監督核查合同的執行，提供商也應及時反饋服務實施過程中出現的問題。如果因一些未預期因素的影響而需修訂原合同條款，例如修訂倉庫布設、改變交付日期等，雙方仍應充分溝通，協作解決問題，排除不利因素，否則在采購方看來無所謂的改變，可能會給提供方帶來很大的損失；同樣，提供方要求改變也會使采購方面臨很大的困難。執行中的溝通可以成為聯系采購企業與服務提供商的紐帶，擴大雙方的接觸面，推進雙方合作。
2.5 關系管理和績效評估
企業應用第三方物流服務，減輕了企業物流工作的負荷，但企業仍需謹慎監控提供商的工作，以確保及時發現和解決問題，并建立信息溝通機制，共享信息，保證服務的穩定性，提高服務的可靠性和服務質量，降低運作成本，使物流的持續改進流程得以達成，雙方關系得以強化。在關系管理中，建立團隊式聯合任務小組是有效的管理方法。在企業與提供商之間經常進行有關成本、作業計劃、質量控制信息的交流與溝通，雙方的有關人員共同商討解決供應過程中遇到的各種問題，建立良好的合作氣氛，增加系統柔性和應變能力，維護和改善雙方合作關系。
企業應設定績效評估系統來評估第三方物流服務提供商的績效?？冃гu估系統一般由兩部分組成：定性評估和定量評估。定性評估主要包括服務的可靠性、及時性、便利性、訂貨間隔期、柔性、財務穩定性等；定量評估主要包括服務的價格、響應時間等[2]。企業制定程序化、標準化和規范化的提供商評價標準，對提供商進行多層次、多渠道和全方位的績效評估，為提供商績效評價和激勵的實現提供依據。通過評估，如果第三方物流服務提供商不僅很好地滿足了企業的需求，不斷改進了服務質量和運作效率，而且與企業實現了密切的合作，并成為企業經營中不可分割的組成部分，則企業可考慮與之建立長期的合作伙伴關系。否則，在合同期滿經過溝通后可以考慮是否更換合作伙伴的問題。
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第三方物流服務提供商是一個獨立的經濟實體，擁有可靠的物流網絡和信息系統，對物流運作進行全程管理和控制，具有高效率的物流專業化能力，為外部客戶提供倉儲管理、運輸管理以及增值物流服務，能為客戶創造價值，改善運作效率和客戶服務，增強客戶企業的核心競爭能力。工商企業選擇第三方物流服務提供商，期待成本節省、生產能力改進、運作效率提高以及客戶服務改善。在采購第三方物流服務過程中，企業根據規范的采購流程，能夠降低外包過程中的交易成本，增強服務采購的規范性和可信度水平，從而選擇合適的第三方物流服務提供商。
2. 第三方物流服務采購流程
第三方物流服務采購流程的五個步驟分別是：界定物流服務需求；制定物流需求建議書；選擇提供商；實施第三方物流服務；管理關系和績效評估。
2. 1 界定物流服務需求
明確采購服務的范圍和要求是第三方物流服務采購成功運作的前提條件。服務需求的界定主要包括以下四個方面的內容：
（1）職能描述界定。對需要采購的服務職能進行界定，如運輸、倉儲或增值服務等。
（2）活動描述界定。明確第三方物流服務供應流程，即怎樣提供服務。
（3）服務水平界定。確定物流服務水平，如交付的一致性、訂貨提前期、貨損貨差等。
（4）能力界定。依據企業物流需求確定提供商的服務能力，即第三方物流企業是否具備提供運輸、倉儲以及增值服務等滿足企業物流需求的能力[3]。
通過對服務需求的界定，企業在選擇提供商時才更具針對性。由于物流服務涉及到公司的采購、生產、營銷等眾多部門，在職能上存在相互交叉，所以在界定需求時，需要公司各相關部門的共同參與，在企業高層領導的支持下，組成由各部門成員參加的采購決策團隊。
2.2 制定物流需求建議書
企業提出采購第三方物流服務要達到的目標，如績效目標、成本目標等。根據目標，設立選擇第三方物流服務提供商的標準，包括價格、響應時間、運作管理結構、高層管理的有效性、質量保護體系、信息技術系統、財務穩定性、對不可預見環境的反應等。通過制定標準，從而確立適合企業的第三方物流服務提供商的范圍，一般可設置為top10，即適合企業的前10家服務提供商，也可根據實際情況增加或減少可供選擇的提供商數目。
根據界定的服務需求、設立的目標和選擇標準，制定物流需求建議書（request for proposal，rfp）。該建議書是詳細描述企業物流服務需求，并將需求傳達給服務提供商征詢解決方案的文檔，最終它將成為物流服務合同的一部分，可以方便每個提供商完整地了解采購方的需求。物流需求建議書一般包括企業的基本介紹，如組織結構、顧客信息傳遞需求、項目描述、產品流程、交易信息以及電腦系統信息等；也包括企業對物流服務需求的建議要求，如倉庫位置、運輸路線、運輸規模等。
2.3 選擇提供商
調查研究適合企業的前10家服務提供商，了解提供商的專長和特性，重點調查以下四個方面：①第三方物流企業是否具有與企業近似的價值觀目標；②是否具有適時更新的信息技術系統；③是否具有穩定可靠的核心管理；④是否具有建立長期合作關系的共同意愿。其中，合作雙方企業文化以及管理理念是否接近對物流提供商的選擇尤其重要，相似的企業文化和管理理念有利于合作雙方的溝通和學習，提高組織技能以及運作水平。通過公開招標及交互選擇進一步篩選提供商，縮小目標至2-3家，企業將物流需求建議書遞交給這些提供商，并要求各提供商提交物流解決方案；在比較各物流解決方案的基礎上，選擇最合適的第三方物流服務提供商。
由于第三方物流對采購方和提供方均涉及相當程度的經營風險，為了保護各自的利益，減少風險，雙方必須認真協商合作過程中的權利和義務，詳細描述服務的項目、服務水平、報酬、組織及過程，例如績效目標、獎懲機制以及風險分攤方式等，議定出對雙方均有利的服務合同。
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2.5 關系管理和績效評估
企業應用第三方物流服務，減輕了企業物流工作的負荷，但企業仍需謹慎監控提供商的工作，以確保及時發現和解決問題，并建立信息溝通機制，共享信息，保證服務的穩定性，提高服務的可靠性和服務質量，降低運作成本，使物流的持續改進流程得以達成，雙方關系得以強化。在關系管理中，建立團隊式聯合任務小組是有效的管理方法。在企業與提供商之間經常進行有關成本、作業計劃、質量控制信息的交流與溝通，雙方的有關人員共同商討解決供應過程中遇到的各種問題，建立良好的合作氣氛，增加系統柔性和應變能力，維護和改善雙方合作關系。
企業應設定績效評估系統來評估第三方物流服務提供商的績效?？冃гu估系統一般由兩部分組成：定性評估和定量評估。定性評估主要包括服務的可靠性、及時性、便利性、訂貨間隔期、柔性、財務穩定性等；定量評估主要包括服務的價格、響應時間等[2]。企業制定程序化、標準化和規范化的提供商評價標準，對提供商進行多層次、多渠道和全方位的績效評估，為提供商績效評價和激勵的實現提供依據。通過評估，如果第三方物流服務提供商不僅很好地滿足了企業的需求，不斷改進了服務質量和運作效率，而且與企業實現了密切的合作，并成為企業經營中不可分割的組成部分，則企業可考慮與之建立長期的合作伙伴關系。否則，在合同期滿經過溝通后可以考慮是否更換合作伙伴的問題。
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